1. Objeto del servicio
El presente contrato regula el acceso y uso de la plataforma digital Propio (en adelante, “la Plataforma”), desarrollada para facilitar la administración operativa de empresas dedicadas a servicios de limpieza, conserjería y mantenimiento en el Ecuador.
Propio provee herramientas de software como servicio (SaaS) orientadas a la filosofía “Cero Urgencias”, comprendiendo el monitoreo predictivo de stock de insumos por sede, la consolidación logística de rutas de transporte por cantones o parroquias, el control horario de asistencia del personal mediante códigos QR en sitio, y la cadena de custodia de bultos mediante firmas electrónicas simples.
2. Cuentas, registro y roles
El acceso a la Plataforma se realiza exclusivamente en modalidad B2B (empresa a empresa). La empresa cliente registra su RUC y razón social validada. La administración de la cuenta corresponde a los usuarios autorizados según los siguientes roles configurables:
- Administrador: gestión global de la empresa, finanzas, personal, kárdex y configuración.
- Operaciones / Supervisor: monitoreo de la Torre de Control, asignación de rutas y sedes, y auditorías.
- Bodega: registro de compras con código de barras, armado de bultos y kárdex central.
- Transportista: consulta de despachos asignados, navegación hacia puntos de entrega y registro de salida.
- Encargado de sede: marcación de asistencia en sitio, conteo rápido de arqueo y recepción validada de bultos.
Cada usuario es responsable de la confidencialidad de su contraseña y de su clave PIN de 6 dígitos. La Plataforma almacena los PIN mediante funciones criptográficas de derivación de claves (hash); ningún empleado de Propio tiene acceso a claves en texto plano.
3. Uso del código QR y presencia en el lugar
El código QR asociado a cada sede identifica de forma exclusiva el punto físico de trabajo. Para garantizar la veracidad de los arqueos de inventario y la marcación de asistencia laboral:
- La lectura del QR de la sede requiere la captura de coordenadas geográficas del dispositivo móvil.
- Si un registro se efectúa a más de 150 metros del perímetro confirmado de la sede, la Plataforma consignará de forma indeleble el estado de “fuera de la sede” en el comprobante.
- El usuario y la empresa aceptan que la lectura del QR sustituye las firmas en papel para los partes de asistencia y recepción física.
4. Contenido aportado al catálogo común
La Plataforma dispone de una base de datos maestra con insumos homologados conforme a los registros sanitarios emitidos por la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria (ARCSA).
Cuando una empresa cliente propone un nuevo producto, presentación, código de barras o fotografía que no conste en el catálogo común, autoriza expresamente a Propio a:
- Revisar, corregir, recortar y homologar técnicamente la información aportada.
- Incorporar dicho producto o presentación al catálogo público común de la Plataforma.
- Compartir la ficha descriptiva y fotografía con otras empresas del sector sin indicar en ningún momento qué empresa la aportó originalmente, preservando en estricta reserva sus volúmenes y precios de compra.
5. Comprobantes digitales inmutables
Para respaldar auditorías de calidad (ISO 9001 / ISO 14001) y la contabilidad interna de las empresas:
Los registros de arqueos (folio correlativo ARQ-), recepciones de bultos (DESP-), ingresos de compras (COMPRA-) y movimientos de kárdex cuentan con sellos de tiempo y firmas digitales inmutables. Una vez asentados en la base de datos, no pueden ser modificados, editados ni eliminados por ninguna de las partes. En caso de error, el procedimiento contable exige emitir un nuevo movimiento de ajuste o contraasiento justificado.
6. Disponibilidad y soporte
Propio opera sobre infraestructura en la nube con altos estándares de disponibilidad y replicación geográfica. La empresa realizará sus mejores esfuerzos técnicos para garantizar una disponibilidad continua del servicio superior al 99.5%, salvo ventanas de mantenimiento programadas que serán notificadas con antelación razonable.
7. Responsabilidad y buen uso
Propio proporciona la herramienta de planificación, optimización y trazabilidad. La ejecución física del transporte, la custodia de los vehículos, la contratación laboral del personal de limpieza y el manejo seguro de químicos peligrosos son de exclusiva responsabilidad de la empresa cliente.
8. Propiedad intelectual
Todos los derechos de propiedad intelectual sobre el código fuente, la arquitectura, el diseño visual (“Material Líquido”, grafito y rosa de detalle), marcas, logotipos, documentación técnica y algoritmos de optimización de rutas pertenecen exclusivamente a Propio o sus licenciantes.
9. Modificaciones a los términos
Propio podrá actualizar estos términos para adaptarlos a mejoras funcionales o exigencias normativas en el Ecuador. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas a través de la Plataforma o al correo de administración registrado con al menos 15 días calendario de anticipación.
10. Ley aplicable y solución de controversias
Los presentes términos se rigen íntegramente por las leyes de la República del Ecuador. En caso de dudas, controversias o litigios derivados de la interpretación o ejecución de este instrumento, las partes procurarán resolverlas en primer término mediante acuerdo directo amistoso.
De no mediar acuerdo en el plazo de 30 días, las partes se someten a la jurisdicción de los tribunales competentes de la ciudad de Quito, Ecuador, renunciando a cualquier otro fuero que pudiere corresponderles.