Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma Propio es:

2. Datos personales que tratamos

Para prestar los servicios de abastecimiento, ruteo y control de personal, tratamos las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación oficial: Nombres y apellidos oficiales, número de cédula de ciudadanía o identidad, fecha y lugar de nacimiento, género y condición de mayoría de edad provistos a través de la interoperabilidad con las bases del Registro Civil.
• Datos de contacto y cuenta: Dirección de correo electrónico de trabajo, número de teléfono celular (para avisos operativos o WhatsApp), rol de empresa asignado y clave PIN de 6 dígitos (almacenada con hash criptográfico unidireccional).
• Datos tributarios y empresariales: Número de Registro Único de Contribuyentes (RUC), razón social, nombre comercial, establecimientos registrados y dirección fiscal verificados mediante consulta al Servicio de Rentas Internas (SRI).
• Datos de geolocalización en sitio: Coordenadas GPS del dispositivo móvil capturadas únicamente en el momento exacto de escanear el código QR de una sede o de un bulto, y la distancia en metros relativa al perímetro autorizado.
• Registros de jornada laboral: Hora y fecha de ingreso y salida automática al escanear el QR de la sede, frecuencia de escaneos y registro de presencia en sitio.
• Firmas digitales y fotos de evidencia: Trazo de firma en pantalla al recibir un despacho y fotografías tomadas con la cámara del celular para constatar novedades de inventario (roturas, mermas o faltantes).
• Fotografías de insumos: Fotos tomadas por el usuario para acompañar las fichas técnicas de los insumos en el catálogo.

3. Finalidades del tratamiento

Tratamos tus datos personales con los siguientes propósitos específicos y lícitos:

1. Operación del abastecimiento continuo: calcular el consumo diario por sede, proyectar los días de autonomía de stock y sugerir rutas de transporte óptimas sin urgencias.
2. Control de presencia y jornada de trabajo: certificar la asistencia física del personal de limpieza en las sedes asignadas y proveer respaldos comprobables para la gestión de talento humano.
3. Trazabilidad y cadena de custodia: emitir comprobantes inmutables de entrega y recepción de bultos con firma digital para auditorías de calidad (ISO 9001 / ISO 14001).
4. Estadísticas del personal y desempeño: consolidar métricas de cumplimiento, asistencia y puntualidad operativas de la empresa cliente.
5. Comunicaciones informativas de la plataforma: envío de notificaciones estrictamente operativas (invitaciones a la plataforma, alertas de stock crítico, avisos de despacho). Comunicaciones comerciales o de feria solo se remiten con autorización previa expresa y por una sola ocasión.

4. Base legal del tratamiento

El tratamiento de datos personales por parte de Propio se fundamenta en las causales previstas en el artículo 7 de la LOPDP:

• Consentimiento del titular (art. 7 num. 1): otorgado de forma libre, informada y explícita al registrarse en la plataforma, activar una cuenta invitada o aceptar el contacto en eventos como Expoclean.
• Cumplimiento de medidas precontractuales y ejecución contractual (art. 7 num. 5): para la prestación del servicio SaaS contratado por la empresa de limpieza.
• Obligaciones legales y de seguridad laboral (art. 7 num. 2): control de presencia y cumplimiento normativo laboral y tributario aplicable en el Ecuador.

5. Plazos de conservación de la información

Los datos se conservarán durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir las finalidades descritas o mientras subsistan obligaciones legales laborales y tributarias (hasta 7 años para registros con impacto fiscal o contable).

Los datos de contactos recopilados en ferias o eventos comerciales que hayan sido atendidos son susceptibles de anonimización a los 30 días, conservando únicamente constancia del consentimiento con hash SHA-256.

6. Encargados del tratamiento y transferencias internacionales

Para prestar un servicio de alta disponibilidad y seguridad, Propio contrata proveedores tecnológicos especializados cuyos servidores e infraestructura se encuentran ubicados fuera del territorio del Ecuador (principalmente en los Estados Unidos de América):

Todas las transferencias se realizan bajo acuerdos de procesamiento de datos que exigen niveles de protección, cifrado y confidencialidad equiparables a los establecidos en la legislación ecuatoriana.

7. Tus derechos como titular y cómo ejercerlos

De conformidad con los artículos 21 al 28 de la LOPDP, como titular de los datos personales tienes derecho a:

• Acceso: conocer qué datos tuyos tratamos y obtener copia de ellos.
• Rectificación y actualización: corregir datos incompletos o erróneos.
• Eliminación: solicitar la supresión de datos cuando ya no sean necesarios para las finalidades del servicio.
• Oposición: oponerte a tratamientos específicos por motivos fundamentados.
• Portabilidad: recibir tus datos personales en formato estructurado e interoperable.
• Suspensión del tratamiento: solicitar la paralización temporal mientras se verifica una rectificación u oposición.
• No ser objeto de decisiones automatizadas: solicitar intervención humana en cualquier decisión que produzca efectos jurídicos.

8. Medidas de seguridad de la información

Propio implementa medidas técnicas y organizativas para proteger la confidencialidad e integridad de tus datos:

• Cifrado estricto en tránsito mediante certificados TLS/HTTPS y cifrado en reposo para bases de datos y archivos de respaldo.
• Políticas de seguridad a nivel de fila (Row Level Security - RLS) que impiden de forma absoluta que una empresa cliente acceda a los datos o al personal de otra.
• Protección de PIN y contraseñas mediante funciones hash criptográficas seguras (bcrypt).
• Sesiones efímeras firmadas mediante tokens HMAC para accesos temporales en portales QR.

9. Autoridad de control competente

Si consideras que tus derechos de protección de datos han sido vulnerados o que el tratamiento no se ajusta a la ley, tienes derecho a presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador, órgano estatal competente para la tutela y sanción en esta materia.